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By Professora Adriana Correia

Gestão de Contratos: A importância das atualizações contratuais para otimização de processos e redução de custos

No mundo corporativo toda vez que se fala em melhorar a produtividade de um setor, isso significa dizer que está na hora de rever e atualizar procedimentos e controles para que as atividades do mesmo fiquem mais próximas e condizentes com as metas e objetivos que a empresa quer atingir/performar. Afinal, para permanecer competitivo no mercado é preciso de atualização e reciclagem constantes.

Se isto é uma premissa mercadológica sine qua non para o desenvolvimento, isto também precisa ser seguido fielmente nos documentos contratuais que oficializam e resguardam a todos e a tudo o que está contido e envolvido no processo.

São nestes documentos que precisam constar todas as informações para a realização dos serviços, e não somente nas cabeças do gestor técnico e/ou dos prestadores do serviço.  É mais do que  necessário que estes documentos sejam tão atuais quanto os acordos verbais comumente realizados entre as partes, para que de maneira apurada, facilite a diligência e pro-atividade em relação às futuras renovações e demais acertos contratuais. Por isso, recomenda-se dar um pouco mais de atenção à redação das cláusulas, para não cair na tentação de utilizar, a todo o tempo, modelos genéricos, pré-fabricados, provenientes da internet. Neste caso, o melhor é contratar um profissional especializado e evitar maiores problemas no futuro.

É primordial também que fique claro para quem está trabalhando / envolvido nisso, seja ele um gestor, uma área parceira, fornecedor, cliente, funcionário, acionista, etc... qual o papel que cabe a cada um “neste latifúndio” , qual é efetivamente a sua contribuição, suas metas e responsabilidades no contexto.

Um bom gerenciamento de contratos pode melhorar (e muito!) desde o controle das compras estratégicas da empresa, como a relação com os fornecedores, setores e profissionais-chaves. Através de cláusulas de acompanhamento / SLA (Service Level Agreement  ou Acordo do Nível de Serviço) é possível, por exemplo, dimensionar o nível de atendimento dos fornecedores/áreas, que possibilitam o desenvolvimento e manutenção da parceria, com previsão de premiações por atingimento de metas, bônus por ultrapassá-las ou simplesmente pela sua dissolução / substituição, caso constate-se a má performance do fornecedor / profissional contratado.

É possível aperfeiçoar ainda mais a gestão de contratos quando ela é associada a ferramentas tecnológicas, como os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, cuja tradução ao pé da letra, significa Planejamento dos Recursos da Empresa). Estes sistemas tem a função de organizar tudo com praticidade, velocidade e pontualidade – minimizando a perda dos prazos de renovação, sinalizando possíveis atrasos em cada etapa do processo, desde a negociação de reajustes, inclusão, atualização ou exclusão de serviços, índices, período, aplicabilidade de multas da minuta / aditivo contratual, etc.

Enfim, a importância de uma boa gestão contratual está na prestabilidade de ações como estas, que não só servem para reduzir custos, como proporcionar uma melhoria significativa na performance da empresa. Isto faz com que a gestão contratual torne-se um processo muito mais justo, ágil, transparente e seguro, assegurando eficiência e produtividade para a empresa.